La comptabilité d'engagement d'une association

Une comptabilité d'engagement (dite aussi à partie double) repose sur le principe " créances acquises et dettes certaines ". Les opérations (recettes et dépenses) sont prises en compte dès qu'elles sont certaines dans leur principe et déterminée dans leur montant, et cela même si elles ne sont pas encore payées.

Elles sont ainsi enregistrées quelle que soit la date des encaissements ou décaissements correspondants. Par exemple, une vente réalisée le 31 mars devra être enregistrée en comptabilité dès cette date même si l'encaissement des sommes dues intervient 2 mois plus tard.

► Les particularités d'une comptabilité d'engagement
La comptabilité d'engagement est adoptée par les associations en fonction du volume des recettes et dépenses, de la capacité juridique (association RUP, fondation...), de l'importance du budget, du montant des subventions des collectivités territoriales, de l'existence d'activités lucratives prépondérantes, de l'assujettissement à la TVA et au paiement de l'impôt sur les sociétés. Ici la comptabilisation se calque sur la réalité juridique des opérations financières.

On enregistre les charges et les produits à la date où on les constate : par exemple,

A réception de la lettre signifiant l'attribution de subventions
A réception de la facture de téléphone
Au moment de l'envoi des appels de cotisations aux membres

Les paiements et encaissements sont passés indépendamment des charges et des produits. On utilise donc très fréquemment les comptes des tiers, de la classe 4 du plan comptable, avec notamment les usagers et les fournisseurs. Le système d'information est donc complet et reste précis en permanence.

La comptabilité à partie double repose sur la technique comptable consistant à enregistrer chaque opérations de deux manières :

une fois au crédit d'un compte
une autre fois au débit d'un autre compte.

La comptabilité d'engagement est essentiellement utilisée par les commerçants et les sociétés. Et pourtant, dans la plupart des cas, une association est obligée d'adopter cette même approche comptable dite "commerciale". Ce ne sont plus les encaissements et les décaissements qui sont seulement enregistrés, mais tous les engagements (au sens juridique) donnés ou reçus par l'association.

La facture d'un fournisseur sera comptabilisée, même en l'absence de règlement, puisqu'il s'agit d'une obligation de payer pour l'association.