Une comptabilité de trésorerie est basée sur le principe " encaissements / décaissements ". Ainsi, les recettes et les dépenses ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont effectivement perçues ou payées. Les recettes acquises (mais non encore perçues) et les dépenses engagées (mais pas encore payées) n'ont pas à être enregistrées.
L'association qui démarre peut attendre la première année et ses premiers résultats avant d'opter pour l'un ou l'autre régime. Mais, par précaution, mieux vaut commencer tout de suite à tenir une comptabilité précise avec un logiciel adapté au cas où l'association passerait au régime réel. Dans ce cadre, la comptabilité de trésorerie s'impose. Le passage de l'une à l'autre se fait sans problèmes majeurs.
Le budget, c'est la prévision des charges et des produits pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c'est-à-dire qu'il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent. La plupart des organismes financeurs en ont besoin. Cet exemple peut vous aider à créer le vôtre.
Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d'argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues. En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d'argent prévues pendant une période déterminée. Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s'assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins de l'association.
Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une association, pour une période donnée nommée exercice comptable. Ce document donne le résultat net, c'est à dire ce que l'association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s'inscrit au bilan.
Toute association, oeuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l'a accordée. L'association est tenue dans l'année en cours de fournir, à l'autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité. décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur
En règle générale, une comptabilité de trésorerie s'adresse aux associations bénéficiant de moins de 23 000 euros de subvention de la part d'un financeur ou de moins de 153 000 euros de subventions cumulées. Les associations dépassant ces seuils devront tenir une comptabilité en partie double (comptabilité d'engagement).
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