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La comptabilité de trésorerie d'une association
| La comptabilité de trésorerie d'une association |
Une comptabilité de trésorerie est basée sur le principe " encaissements / décaissements ".
Ainsi, les recettes et les dépenses ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont effectivement perçues ou payées.
Les recettes acquises (mais non encore perçues) et les dépenses engagées (mais pas encore payées) n'ont pas à être enregistrées.
Notre conseil
L'association qui démarre peut attendre la première année et ses premiers résultats avant d'opter pour l'un ou l'autre régime. Mais, par précaution, mieux vaut commencer tout de suite à tenir une comptabilité précise
avec un logiciel adapté au cas où l'association passerait au régime réel. Dans ce cadre, la comptabilité de trésorerie s'impose. Le passage de l'une à l'autre se fait sans problèmes majeurs.
En règle générale, une comptabilité de trésorerie s'adresse aux associations bénéficiant de moins de 23 000 € de subvention de la part d'un financeur ou de moins de 153 000 € de subventions cumulées.
Les associations dépassant ces seuils devront tenir une comptabilité en partie double (comptabilité d'engagement).
Comment choisir ?
- En principe, les associations sont tenues à une simple comptabilité de trésorerie. Mais, il est nettement préférable (en fonction des financeurs à venir...) d'établir et de produire dès le départ, des comptes annuels, un compte de
résultat, un bilan, une annexe et un budget prévisionnel selon les normes imposées par le plan comptable associatif.
- Ensuite, suivant le volume des recettes et dépenses, la capacité juridique (association RUP, fondation...), l'importance du budget, le montant des subventions des collectivités territoriales, l'existence d'activités lucratives prépondérantes,
l'assujettissement à la TVA et le paiement de l'impôt sur les sociétés, l'association pourra opter pour une comptabilité d'engagement.
Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?
- La tenue d'une comptabilité de trésorerie est très simple. En calculant chaque mois le solde entre les recettes et les dépenses vous disposez d'un résultat simplifié reflétant la situation financière de l'association.
- Les écritures sont passées dans l'ordre chronologique. En début d'année, on reprend les soldes des comptes bancaires et de la caisse. Les dépenses et les recettes sont d'une part comptabilisées dans les comptes financiers puis ventilées dans les divers comptes de recettes et de dépenses.
- On ouvrira autant de comptes que l'on voudra, selon la nature des recettes et des dépenses (loyers, assurances, frais de transport, téléphone, frais financiers, etc.) .
- On peut tout faire tenir sur un seul registre ou sur deux registres distincts.
- Le numéro d'opération sera reportée sur la facture correspondante. Ce journal vous permettra, en fin d'exercice, de dresser un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses.
Le rapprochement bancaire
- L’état de rapprochement bancaire est le contrôle régulier des comptes bancaires, puisqu'il y a normalement une discordance entre le solde en comptabilité et le solde figurant sur le relevé bancaire.
- Les chèques de dépenses et de recettes sont comptabilisés au fur et à mesure de leur émission ou de leur réception par l'association; ils ne figureront sur le relevé qu'avec un certain délai.
- Il s’agit donc d’un pointage manuel (assisté d'un logiciel, c'est mieux) de toutes les opérations de banque ou CCP figurant sur le livre-journal d’un mois déterminé avec les opérations figurants sur le relevé de banque ou de CCP du même mois.
Comment calculer le solde
Solde du journal de banque + chèques de dépenses non portés sur le relevé bancaire - chèques de recettes non crédités sur le relevé bancaire = Solde en banque
- Cette opération permet de constater, que non seulement les soldes de fin de mois sont différents, que des écritures enregistrées dans le livre-journal ne figurent pas sur le relevé de compte et que des écritures inscrites sur le relevé bancaire ont été omises dans l’enregistrement sur le livre-journal.
- La technique de l’état de rapprochement permet d’isoler ces sommes et éventuellement de corriger les écritures comptables.
Budget prévisionnel / Plan de trésorerie / Compte de résultat
- Budget prévisionnel :
Le budget, c'est la prévision des charges et des produits pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c'est-à-dire qu'il ne fait
apparaître ni déficit, ni excédent. La plupart des organismes financeurs en ont besoin. Cet exemple peut vous aider à créer le vôtre.
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- Plan de trésorerie :
Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d'argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues.
En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d'argent prévues pendant une période déterminée.
Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s'assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment
pour couvrir les besoins de l'association.
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- Compte de résultat :
Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une association, pour une période donnée nommée exercice comptable.
Ce document donne le résultat net, c'est à dire ce que l'association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s'inscrit au bilan.
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Tableau de présentation d'un bilan
"Toute association, oeuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l'a accordée.
L'association est tenue dans l'année en cours de fournir, à l'autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité"
(décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur).
- Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d'une activité.
- A gauche, on porte les moyens d'activité de l'association (matériel, subventions accordées); à droite figurent les dettes (factures reçues mais non payées).
- La différence entre les deux colonnes constitue la valeur de l'association, le fonds associatif.
| ACTIF |
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PASSIF |
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| Immobilisations: |
valeur brute |
150.000 |
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Fonds associatif |
115.000 |
| Amortissement |
50.000 |
100.000 |
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Emprunt |
1.000 |
| Caisse |
|
|
10.000 |
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Dettes fournisseurs |
8.500 |
| Banque |
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15.000 |
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Dettes fiscales et sociales |
400 |
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Autres dettes |
100 |
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| TOTAUX |
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125.000 |
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TOTAUX |
125.000 |
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