La cnil et les associations, une histoire pas toujours simple.

Cela peut paraître étonnant, mais pourtant de très nombreuses associations l'ignorent. A croire que l'information passe mal (ce qui est fort probable car la CNIL reste une grande maison très discrète). En effet, depuis le 10 juin 2010, et à la condition que la structure associative n'ait pas de caractère religieux, philosophique, politique ou syndical, le traitement de données informatiques n'est pas soumis à déclaration.

C'est la dispense n° 8 (Délibération CNIL n° 2010-229 du 10 juin 2010) qui autorise les sites internet des associations loi 1901 à ne pas déclarer les bases de données.

Pour bénéficier de la dispense de la déclaration, l'association doit respecter les règles suivantes :

1. Les traitements de données doivent avoir pour seules finalités :
- l'enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, en particulier la gestion des cotisations, conformément aux dispositions statutaires qui régissent les intéressés ;

- d'établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres ou de contacts, notamment en vue d'adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l'objet statutaire de l'organisme ;

- d'établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet. Le traitement peut avoir également pour finalité la tenue d'annuaire d'anciens élèves ou d'étudiants ;

- d'effectuer par tout moyen de communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.

2. Les données traitées peuvent porter sur :
- l'identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe et mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique ;

- les informations relatives à la gestion administrative de l'organisme : état des cotisations, position vis-à-vis de l'association, informations strictement liées à l'objet statutaire de l'organisme, identité bancaire pour la gestion des dons ;

- données de connexion (date, heure, adresse internet protocole de l'ordinateur du visiteur, page consultée) à des seules fins statistiques d'estimation de la fréquentation du site.

3. Les données suivantes sont exclues de l'exonération de déclaration CNIL :
- les données qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l'appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci (art. 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

- les données concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (art. 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

- les données relatives aux difficultés sociales et économiques des personnes ;

- le numéro d'inscription au répertoire d'identification des personnes (numéro INSEE ou numéro de sécurité sociale).

4. Les information des adhérents et personnes
Les personnes concernées sont informées, lors de leur adhésion, de l'identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d'opposition, d'accès et de rectification ainsi que des modalités d'exercice de leurs droits.

5. L'annuaire de l'association et données personnelles
En cas d'établissement d'annuaire des associations : Lorsque les données figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les personnes concernées doivent en être préalablement informées et doivent être mises en mesure de s'opposer à ce que tout ou partie des données les concernant soit publié.

La commission recommande à cet égard que l'accès à l'annuaire par le biais d'internet soit en accès restreint et que les personnes aient la possibilité d'indiquer les informations qu'elles ne souhaitent pas voir diffuser comme leur adresse personnelle tant sur la version web que papier de l'annuaire. Les personnes figurant dans l'annuaire doivent également avoir été mises en mesure de s'opposer à ce que les données les concernant soient utilisées à des fins de prospection.

6. La prospection de nouveaux membres
En cas d'opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects : Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection, les personnes concernées sont informées qu'elles peuvent s'y opposer sans frais, à tout moment et sans justification.

Dans le cas où les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale par voie électronique, les personnes concernées doivent préalablement consentir à une telle utilisation. Dans cette hypothèse, les personnes doivent avoir été invitées, au moment de la collecte de leurs données, à consentir de manière simple et dénuée d'ambiguïté à une utilisation de leurs données à des fins commerciales.

La CNIL a rappelé que le responsable du traitement qui utilise des données issues d'un fichier loué est tenu de prendre toutes mesures auprès du prestataire pour s'assurer que les personnes ne se sont pas opposées ou ont consenti à une utilisation de leurs données à des fins de prospection.

La CNIL recommande que les messages de sollicitations indiquent aux personnes démarchées l'origine des informations utilisées pour leur faire parvenir ce message lorsque les données n'ont pas été recueillies directement par l'organisme à l'origine du message. Si les données à caractère personnel ont été collectées via un formulaire, le droit d'opposition ou le recueil du consentement préalable doivent, selon les cas, s'exprimer par un moyen simple tel que l'apposition d'une case à cocher.

En savoir plus
Délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par des organismes à but non lucratif abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006-130 du 9 mai 2006 (décision de dispense de déclaration n° 8)