Comment commencer la comptabilité d'une association

Vous allez commencer votre comptabilité. C'est simple à partir du moment où vous aurez bien assimilé les principes exposés ci-dessous.

La comptabilité est essentiellement une question d'organisation.

Voici comment vous organiser pour avoir la meilleure tenue comptable possible et ainsi éviter les erreurs.

► Comptabilité de trésorerie ou d'engagement ?
Selon le secteur d'activité de votre association et son statut fiscal, vous serez tenu de choisir entre une simple comptabilité de trésorerie, ou une comptabilité d'engagement beaucoup plus contraignante. Vous trouverez dans le menu ci-dessus toutes les réponses à vos questions pour "faire le bon choix".

► Il faut d'abord apprendre à bien classer...
Nous avons tous des logiques de recherche différentes. Tout l'art du classement consiste à prendre en compte les approches des uns et des autres. Il s'agit de mettre en place une organisation qui permette à chacun de trouver rapidement le document recherché. Bernard Segrand, expert comptable

Vous devez toujours classer vos documents par ordre chronologique. Voici la liste des classeurs nécessaires pour chaque exercice :

- un classeur pour les achats et les frais (diviser vos factures d'achats ou de frais selon deux types, achat avec paiement comptant: chèque ou CB pour des fournisseurs tels que : papeterie, ordinateur, taxi, restaurant,etc. et achat avec paiement différé comme vos fournisseurs importants France Telecom, EDF, FAI,etc.)
Notre conseil : à chaque saisie vous devez impérativement noter le numéro de la saisie sur la facture (numéro d'enregistrement dans votre logiociel comptable)

- un classeur pour les ventes (le principe est identique sauf que vous devez avoir une facture pour chaque client donc chaque client doit avoir été créé auparavant dans votre logiciel.)
Notre conseil : notez sur chaque facture de vente le nom et le numéro du fournisseur, cela permet un archivage plus simple.

- un classeur pour les notes de frais (pour chaque note de frais vous devez aussi faire un classement par ordre chronologique et noter sur chaque note de frais le numéro d'enregistrement)
Notre conseil : le fait de noter le numéro d'enregistrement permet de distinguer les factures déjà comptabilisées des autres factures non encore enregistrées dans la comptabilité

- un classeur pour la banque (votre comptabilité est considérée comme correcte si votre compte banque de la comptabilité est identique à votre relevé de compte. Lorsque tous les frais sont enregistrés, vous pourrez effectuer le rapprochement bancaire entre votre comptabilité et le relevé de compte.)
Notre conseil : les frais bancaires qui apparaissent sur le relevé de compte, doivent être saisis comme achat avec paiement comptant car ils sont prélevés automatiquement (compte 627000). Notez toujours le numéro d'enregistrement de cet achat sur le relevé de compte directement.

- un classeur pour l'état (TVA, taxes professionnelles, impôts) et le social (paye, Urssaf...) (pour la TVA, une fois par mois ou une fois par trimestre ou une fois par an (selon votre cas), faites votre déclaration et notez le numéro d'enregistrement sur la feuille de déclaration et dans votre logiciel. Pour les autres impôts, lors du paiement notez le numéro d'enregistrement du paiement sur la feuille d'impôt et classez la. )
Notre conseil : pour la paye et le social, il faut sous-traiter à des experts de la paye, car vous allez perdre beaucoup de temps à essayer de le faire vous-mêmes sans erreur. Et l'erreur en matière de paye peut coûter très cher...

- un classeur pour le juridique et les éditions de fin d'année (Il faut conserver toutes les éditions comptables. Vous les obtiendrez à partir de votre logiciel. Les plus importantes sont le journal de banque et de caisse, la balance générale par compte, les écritures triées par comptes, la liste des comptes analytiques, la liste des adhérents, la liste des activités.)
Notre conseil : prenez un peu de temps tous les mois pour faire votre comptabilité et surtout votre rapprochement bancaire. C'est le secret du comptable associatif heureux...

► Que faire en premier dans votre logiciel ?
Quel que soit le logiciel que vous utilisez, le paramétrage reste le même. Il faut dans l'ordre :

1. Créer votre association avec ses comptes bancaires.
2. Créer vos activités et vos membres
3. Créer votre exercice (la plupart du temps sur une année civile)
4. Saisir votre solde

A partir de là, vous pouvez saisir vos écritures.

L'écriture dans une comptabilité (cliquez-moi)