Vous allez commencer votre comptabilité. C'est simple à partir du moment où vous aurez bien assimilé les principes exposés ci-dessous. La comptabilité est essentiellement une question d'organisation. Voici comment vous organiser pour avoir la meilleure tenue comptable possible et ainsi éviter les erreurs.
Nous avons tous des logiques de recherche différentes. Tout l'art du classement consiste à prendre en compte les approches des uns et des autres. Il s'agit de mettre en place une organisation qui permette à chacun de trouver rapidement le document recherché. Bernard Segrand, expert comptable
Vous devez toujours classer vos documents par ordre chronologique. Voici la liste des classeurs nécessaires pour chaque exercice : un classeur pour les achats et les frais et diviser vos factures d'achats ou de frais selon deux types, achat avec paiement comptant: chèque ou CB pour des fournisseurs tels que : papeterie, ordinateur, taxi, restaurant,etc. et achat avec paiement différé comme vos fournisseurs importants France Telecom, EDF, FAI,etc..
Quel que soit le logiciel que vous utilisez, le paramétrage reste le même, il faut dans l'ordre :
Chaque opération nécessite une double écriture de montants identiques. Le principe est plus facile qu'il ne le paraît.
Supposons que vous ayez acheté des fournitures de bureau pour 40 euros et que vous les ayez réglées par chèque. Commencez par reporter dans la colonne "dépense" les 40 euros, puis reportez cette même somme dans la colonne "fourniture administrative", ce qui correspond à la nature de cette dépense. Vous avez bien inscrit cette somme deux fois.
Par exemple, un membre vous paie sa cotisation de 20 euros en espèces. Il y a ici une recette et non une dépense. Ces 20 euros entrent en liquide dans la colonne "recettes". Cette cotisation devra également figurer dans la colonne "cotisations". Vous avez bien votre double écriture avec deux montants identiques.
Cette présentation vous permet de savoir à tout moment de combien votre association dispose à sa banque ou en caisse, elle vous permet également de connaître le montant de vos dépenses poste par poste ainsi que celui de vos diverses recettes.
Selon le secteur d'activité de votre association et son statut fiscal, vous serez tenu de choisir entre une simple comptabilité de trésorerie, ou une comptabilité d'engagement beaucoup plus contraignante. Vous trouverez page suivante, toutes les réponses à vos questions pour "faire le bon choix".
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