Comment commencer la comptabilité d'une association

Comment bien commencer sa comptabilité

Vous allez commencer votre comptabilité. C'est simple à partir du moment où vous aurez bien assimilé les principes exposés ci-dessous. La comptabilité est essentiellement une question d'organisation. Voici comment vous organiser pour avoir la meilleure tenue comptable possible et ainsi éviter les erreurs.

Il faut d'abord apprendre à bien classer...

Vous devez toujours classer vos documents par ordre chronologique. Voici la liste des classeurs nécessaires pour chaque exercice :

un classeur pour les achats et les frais et diviser vos factures d'achats ou de frais selon deux types, achat avec paiement comptant: chèque ou CB pour des fournisseurs tels que : papeterie, ordinateur, taxi, restaurant,etc. et achat avec paiement différé comme vos fournisseurs importants France Telecom, EDF, FAI,etc..

un classeur pour les ventes le principe est identique sauf que vous devez avoir une facture pour chaque client donc chaque client doit avoir été créé auparavant dans votre logiciel.
un classeur pour les notes de frais pour chaque note de frais vous devez aussi faire un classement par ordre chronologique et noter sur chaque note de frais le numéro d'enregistrement
un classeur pour la banque votre comptabilité est considérée comme correcte si votre compte banque de la comptabilité est identique à votre relevé de compte. Lorsque tous les frais sont enregistrés, vous pourrez effectuer le rapprochement bancaire entre votre comptabilité et le relevé de compte. un classeur pour l'état (TVA, taxes professionnelles, impôts) et le social (paye, Urssaf...) pour la TVA, une fois par mois ou une fois par trimestre ou une fois par an (selon votre cas), faites votre déclaration et notez le numéro d'enregistrement sur la feuille de déclaration et dans votre logiciel. Pour les autres impôts, lors du paiement notez le numéro d'enregistrement du paiement sur la feuille d'impôt et classez la.
un classeur pour le juridique et les éditions de fin d'année Il faut conserver toutes les éditions comptables. Vous les obtiendrez à partir de votre logiciel. Les plus importantes sont le journal de banque et de caisse, la balance générale par compte, les écritures triées par comptes, la liste des comptes analytiques, la liste des adhérents, la liste des activités.

Que faire en premier dans votre logiciel ?

Quel que soit le logiciel que vous utilisez, le paramétrage reste le même, il faut dans l'ordre :

  • Créer votre association avec ses comptes bancaires
  • Créer vos activités et vos membres
  • Créer votre exercice (la plupart du temps sur une année civile)
  • Saisir votre solde
  • A partir de là, vous pouvez saisir vos écritures.

L'écriture dans une comptabilité

Chaque opération nécessite une double écriture de montants identiques. Le principe est plus facile qu'il ne le paraît.

Bien sûr, il y a parfois des variantes car chaque somme d'argent ne donne pas lieu à un achat.

Cette présentation vous permet de savoir à tout moment de combien votre association dispose à sa banque ou en caisse, elle vous permet également de connaître le montant de vos dépenses poste par poste ainsi que celui de vos diverses recettes.

Comptabilité de trésorerie ou d'engagement ?

Selon le secteur d'activité de votre association et son statut fiscal, vous serez tenu de choisir entre une simple comptabilité de trésorerie, ou une comptabilité d'engagement beaucoup plus contraignante. Vous trouverez page suivante, toutes les réponses à vos questions pour "faire le bon choix".

Comment bien commencer sa comptabilité



Depuis 1999 au service des associations
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