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Les formalités d'embauche d'un premier salarié pour une association
Les formalités d'embauche d'un premier salarié pour une association
( 19-10-2010)
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Pour une association, l'embauche d'un premier salarié est toujours un moment important. Il ne faut pas se tromper, ni dans le choix du postulant, ni dans les démarches à effectuer pour réussir une première embauche sans soucis. Nous avons décidé de vous aider à franchir le pas en décortiquant avec vous les différentes possibilités que propose aujourd'hui la législation en la matière.

L'incontournable URSSAF
Pour embaucher un premier salarié, une association à but non lucratif (loi 1901) doit s'immatriculer au répertoire national des entreprises de l'Insee via la déclaration de création d'une association employeur de personnel auprès de l'Urssaf, qui tient lieu de centre de formalités des entreprises (CFE) pour les associations.

Lors de son immatriculation, l'association se voit attribuer par l'Insee plusieurs identifications :

1. un code APE (activité principale exercée), en référence à la nomenclature statistique nationale d'activités française (NAF rév. 2, en vigueur depuis 2008).
Le code APE (ou code NAF) permet d'identifier la branche d'activité de l'association et doit figurer de façon obligatoire sur de nombreux documents, notamment les bulletins de salaire.

2. Le n° Siren, qui permet d'identifier chaque personne morale, et un n° Siret, qui identifie chaque établissement de la même association, inscrits dans le répertoire Sirene.
Le répertoire Sirene enregistre toutes les entreprises ou associations et leurs établissements, quels que soient leur forme juridique et leur secteur d'activité.

A savoir :
Les associations n'ont pas d'obligation légale d'inscription au répertoire Sirene, sauf si elles emploient du personnel, exercent des activités qui entraînent paiement de la TVA ou de l'impôt sur les sociétés ou reçoivent des subventions publiques. De même, il est possible d'effectuer en ligne toute déclaration de modification de situation (dénomination, adresse du siège ou des autres établissements) ou d'activité pour les associations employeurs.

Déclaration unique d'embauche (DUE)
Une fois munie des n° Siren et Siret, l'association peut embaucher un salarié au moyen de la déclaration unique d'embauche (DUE), utilisable par tout employeur, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale.

La DUE doit être effectuée avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche.

Si l'association n'employait pas de salarié auparavant, la première DUE déclenche l'ouverture d'un compte employeur auprès de l'Urssaf.

Chèque emploi associatif (CEA)
Une association qui emploie moins de neuf salariés équivalent temps plein dans l'année peut recruter de manière simplifiée au moyen du chèque emploi associatif (CEA), qui permet d'accomplir l'ensemble des formalités : embauche, déclarations sociales, bulletin de salaire... Attention, le salarié doit donner son accord et la relation employeur-employé ne doit pas entrer dans le champ du spectacle occasionnel.

L'association doit prendre contact avec le centre national chèque emploi service afin de réaliser, en plus de la demande d'adhésion, différentes opérations dont :
- l'obtention de son numéro SIRET, si l'association n'en dispose pas encore,
- l'ouverture de dossiers d'affiliation à une caisse de retraite et de prévoyance,
- la détermination des accords et conventions collectifs impactant la relation employeur-employé,
- l'examen des obligations relatives à la taxe sur les salaires et aux taxes d'apprentissage ou de formation professionnelle continue
- le choix d'un service de santé du travail de référence.

Si ces démarches initiales obligatoires se révèlent trop complexes, sachez que votre association peut demander à sa banque de l'accompagner dans leur réalisation, en jouant un rôle d'intermédiaire facilitateur.

Enfin, les carnets "chèque emploi associatif" sont remis aux associations par leur banque après qu'elles ont adhéré de façon formelle au dispositif.

En savoir plus
L'Insee - Institut national de la statistique et des études économiques

Déclaration unique d'embauche (DUE) en ligne

Chèque emploi associatif (CEA)

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