27-04-2020  ESS LIBRE

Covid19 : Les outils pour gérer votre association à distance

Continuer à maintenir le lien entre les membres d'une association est primordial pour assurer l'avenir de la structure et réussir son redémarrage. Mais comment communiquer et travailler à distance sans puiser dans un budget déjà fébrile ? Il existe heureusement de nombreuses solutions à la fois efficaces et gratuites. Nous les avons testées et listées pour vous. En quatre solutions, nous couvrons l'ensemble des besoins d'une association confinée ou pas.

C'est la société OVH, qui est notre prestataire pour l'hébergement du site Loi1901.com, qui nous a mis sur la piste des outils gratuits que nous allons vous présenter. Qu'elle en soit remerciée.

1 Conférence téléphonique
C'est un service très simple d'utilisation proposé par OVH dont nous sommes de fidèles utilisateurs depuis longtemps. Il suffit de planifier une conférence puis de prévenir les intervenants par email. Grâce à un simple appel au numéro indiqué lors de la réservation, chacun des interlocuteurs sera connecté en direct et pourra écouter et intervenir en simultané.
> Votre conférence, valable 24 heures jusqu'à 50 personnes

2 Visio-conférence
Il existe de nombreux outils disponibles. Mais nous avons arrêté notre choix sur Visio4You. C'est le plus simple, le plus sécurisé et le plus fluide. Vous créez un compte avec votre adresse email. Une fois connecté, vous créez le lien de la conférence que vous envoyez aux intervenants. Il n'y a aucun logiciel à installer, le partage d'écran est possible et les données échangées sont entièrement cryptées. Visio4You assure que sa plateforme peut accepter des conférences jusqu'à 1000 participants. Nous n'avons pas testé cette capacité, mais à 30 invités, tout se passe très bien.
> La plateforme Visio4You

3 Gestion de projets
Notre choix s'est porté sur Trello. Très simple d'utilisation, vous créez un compte avec votre email, vous envoyez l'invitation à vos membres, vous commencez la création du tableau de votre association et la répartition des tâches personnelles. La synchronisation avec tous les appareils des intervenants est parfaite et la liste des applications disponibles est presque sans limite. En effet, dans la version gratuite, il manque la gestion des ressources ainsi qu'un véritable suivi de temps. Mais est-ce vraiment utile pour une association ?
> C'est Trello qu'il vous faut

4 Assemblée générale virtuelle
Loomio est notre choix. C'est le seul outil de cette liste qui ne soit pas gratuit. Mais son coût est tout à fait accessible à toutes les associations : 1 euro par personne et par an avec un minimum de 10 personnes par an. Le plan "Bénévolat et Communauté" autorise un nombre illimité de discussions et de prises de décisions, des outils de modération très pratiques, l'intégration de Slack (plate-forme de communication collaborative), une assistance par email et l'exportation de vos données. Une réunion de CA ou une AG peut démarrer en moins de 10 minutes en cinq étapes très simples : création du compte, configuration de la réunion, invitation des membres, démarrer la réunion ou l'AG et procéder au vote. Il est possible de rédiger des PV. Attention, avant de vous lancer, veuillez vérifier si vos statuts sont compatibles avec ce type d'outils, notamment la phase du vote.
C'est Loomio qu'il vous faut

En conclusion, ces outils vous suivront sans doute même après la fin de cette crise sanitaire, tant ils apportent un vrai plus dans la gestion quotidienne d'une association. Ils sont tous très simples d'utilisation et sont vraiment performants. Alors, n'hésitez plus et lancez-vous.

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Covid19 : Les outils pour gérer votre association à distance 
Continuer à maintenir le lien entre les membres d'une association est primordial pour assurer l'avenir de la structure et réussir son redémarrage. Mais comment communiquer et travailler à distance sans puiser dans un <a href="https://www.loi1901.com/breves_associatives.php?moteur1=1639" target="_blank">Lire la suite sur Loi1901.com</a>

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