Depuis 1999, c'est la question qui nous a été posée le plus souvent. Que doit faire une association lorsqu'elle souhaite embaucher un salarié ? La réponse, comme toujours, est à la fois simple et compliquée. Nous allons essayer de faire le point sur ce sujet à la fois sensible et heureux, car une embauche est toujours un signe positif.

Pour embaucher un premier salarié, une association à but non lucratif doit s'immatriculer au répertoire national des entreprises de l'Insee via la déclaration de création d'une association employeur de personnel auprès de l'Urssaf, qui tient lieu de centre de formalités des entreprises (CFE) pour les associations.

Lors de son immatriculation, l'association se voit attribuer par l'Insee plusieurs identifications :

1. un code APE (Activité Principale Exercée), en référence à la nomenclature statistique nationale d'activités française (NAF - Nomenclature d'Activités Françaises - rév. 2, en vigueur depuis 2008). Le code APE (ou NAF) permet d'identifier la branche d'activité de l'association et doit figurer de façon obligatoire sur de nombreux documents, notamment les bulletins de salaire.

2. un n° Siren, qui permet d'identifier chaque personne morale, et un n° Siret, qui identifie chaque établissement de la même association, inscrits dans le répertoire Sirene. Le répertoire Sirene enregistre toutes les entreprises ou associations et leurs établissements, quels que soient leur forme juridique et leur secteur d'activité.

Les associations n'ont pas d'obligation légale d'inscription au répertoire Sirene, sauf si elles emploient du personnel, exercent des activités qui entraînent paiement de la TVA ou de l'impôt sur les sociétés ou reçoivent des subventions publiques.(1)

De même, il est possible d'effectuer en ligne toute déclaration de modification de situation (dénomination, adresse du siège ou des autres établissements) ou d'activité pour les associations employeurs (2).

Déclaration unique d'embauche (DUE)
Une fois munie des n° Siren et Siret, l'association peut embaucher un salarié au moyen de la déclaration unique d'embauche (DUE), utilisable par tout employeur, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale.

La DUE doit être effectuée avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche.

Si l'association n'employait pas de salarié auparavant, la première DUE déclenche l'ouverture d'un compte employeur auprès de l'Urssaf(3).

Ne pas oublier le chèque emploi associatif (CEA)...
Par ailleurs, une association qui emploie moins de neuf salariés équivalent temps plein dans l'année peut recruter de manière simplifiée au moyen du chèque emploi associatif (CEA), qui permet d'accomplir l'ensemble des formalités : embauche, déclarations sociales, bulletin de salaire...

En savoir plus
(1). Le numéro siret est-il obligatoire pour les associations ? (06-07-2010)

(2). CENTRE DE FORMALITES des ENTREPRISES des URSSAF
Cette formalité concerne les associations qui embauchent leur(s) premier(s) salarié(s) alors qu'elles ne sont pas immatriculées au répertoire national des entreprises de l'INSEE. Elle permettra à l'association de disposer d'un numéro d'identification SIREN et d'un numéro SIRET. Lorsque l'association dispose de ses numéros SIREN et SIRET, deux services sont mis à sa disposition pour faciliter les formalités liées aux bulletins de salaires :
- Le Chèque Emploi Associatif
- Découvrez le dispositif Impact emploi association (20-10-2009)

(3). La DUE : déclaration unique d'embauche - (régime général)

Directions régionales compétentes dans la gestion du répertoire SIRENE